學習園地
| 績效面談方法介紹 | |
績效面談方法介紹 績效面談是績效管理中一個非常重要的環(huán)節(jié)，但如何進行有效的績效面談在很多企業(yè)里是個難題，這主要是因為很多企業(yè)的管理者對于績效面談存在認識與技能兩方面的誤區(qū)。提高績效面談的效果，就必須從這兩個方面著手?？偨Y了一些有效的方法，以期幫助大家更加從容地面對績效面談。 一、選擇一個舒適安靜的環(huán)境 環(huán)境對績效面談十分重要，因為環(huán)境會影響一個人的心情，在面談中讓下屬保持輕松的心情非常重要?？冃嬲劖h(huán)境選擇的要點包括：（1）噪音要小，盡量不要受外界環(huán)境的干擾，要求面談雙方將手機關閉；（2）最好不要在辦公室里面談，以免受其他人員干擾，打斷正常的面談，（3）面談時最好不要有第三者在場。 二、讓員工感到被信任 信任是溝通的基礎，績效面談實際上是上下級溝通的一種，所以，需要在面談雙方之間營造信任的氛圍。信任的氛圍可以讓下屬感覺到溫暖和友善，這樣下屬就可以更加自由地發(fā)表自己的看法。如何營造信任的氛圍呢？首先，要平等對待員工，在面談中雙方盡量不要隔著桌子對坐，利用一個圓型的會議桌更容易拉近與下屬的距離；其次，要尊重員工，當下屬發(fā)表意見時，主管要耐心地傾聽，不要隨便打斷，更不要武斷地指責。 三、向下屬明確面談的目的? 這樣可以使下屬能夠了解面談的意義以及面談的內容。在闡述面談的目的時，主管應盡可能使用比較積極的語言，比如，“我們今天面談的主要目的是討論如何更好地提高績效，并且在以后的工作中需要我提供什么指導，以便我們能夠更好地完成目標”。 四、鼓勵下屬互動參與? 主管應避免填鴨式的說服，即使對下屬工作有不滿意的地方，仍需要耐心傾聽下屬內心的真正想法。如果下屬是一個非常善于表達的人，就盡量允許他把問題充分暴露出來；如果下屬不愛說話，就給他勇氣，多一些鼓勵。主管應該學會用一些具體的問題來引導下屬多發(fā)表看法。 五、堅持對事不對人的原則，關注員工的績效和行為，而非個性? 在績效面談中主管應重點關注下屬的績效表現(xiàn)，如果下屬個性方面的欠缺和工作無關，則盡量不要發(fā)表意見。 六、用事實說話，不妄加評斷 當主管發(fā)現(xiàn)下屬在某些方面的績效表現(xiàn)不好時，應收集相關信息資料，并結合具體的事實指出下屬的不足，這樣不僅可以讓下屬心服口服，更能讓下屬明白業(yè)績不佳的原因，有利于更好地改進工作。這就要求主管平時要注意觀察下屬的行為表現(xiàn)，并能夠養(yǎng)成隨時記錄的習慣，從而為績效面談提供充實的信息。 七、語氣要緩和，避免使用極端化語言 有些主管面對下屬的業(yè)績表現(xiàn)欠佳時，容易情緒化，甚至使用一些極端化的字眼，比如“你對工作總是不盡心，總是馬馬虎虎”、“你這個季度的業(yè)績太差了，簡直是一塌糊涂”、“你從未讓我滿意過，照這樣下去，在公司絕對沒有任何發(fā)展前途”等。這樣做的后果時，一方面下屬認為主管對自己的工作評價缺乏公平性與合理性，從而會增加不滿情緒；另一方面，下屬受到打擊，會感到心灰意冷，并懷疑自己的能力，對建立未來計劃缺乏信心。因此，主管在面談時必須杜絕使用這些字眼，多使用中性字眼，而且還要注意用相對緩和的語氣。 八、靈活有效地運用肢體語言? 這樣有利于營造信任的氛圍，具體做法是：（1）選擇合適的身體姿勢。如果主管坐在沙發(fā)上，不要陷得太深或身體過于后傾，否則會讓員工感到被輕視，也不要正襟危坐，以免使員工過分緊張。（2）選擇恰當?shù)淖⒁暦椒āＣ嬲剷r，主管不應長時間凝視員工的眼睛，也不應目光游移不定，這些都會給員工造成心理上的負擔。比較好的方式是將員工下巴與眼睛之間的區(qū)域作為注視范圍，進行散點柔視，不僅可以增加員工對主管的親切感，而且也能促使員工認真聆聽評價結果。? 九、以積極的方式結束面談? 面談結束時，主管應該讓下屬樹立起進一步把工作做好的信心。同時，要讓下屬感覺到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導性的建議。這就要求主管在面談結束時使用一些技巧，用積極的方式結束面談。比如，可以充滿熱情地和員工握手，并真誠地說“今天的溝通感覺非常好，也謝謝你以前所做出的成績，希望將來你能夠更加努力地工作，如果需要我提供指導，我將全力支持你”。 以上的技巧是主管在進行績效面談時應該掌握的，但是，提高績效面談的技巧是不能一日速成的，主管應該養(yǎng)成記錄的習慣，總結分析每次面談中出現(xiàn)的情況，從而不斷提高面談的技能。 績效面談是指管理者要對員工的績效表現(xiàn)進行打分，確定員工本周期績效表現(xiàn)，然后，根據(jù)結果，與員工做面對面的績效溝通，將員工的績效表現(xiàn)通過正式的渠道反饋給他們，以便在下一個月績效做得更好，達到改善績效的目的。 一、績效反饋面談的SMART原則 1、S-specific直接具體原則：面談交流要直接而具體，不能作泛泛的、抽象的、一般性評價。對于主管來說無論是贊揚還是批評，都應有具體、客觀的結果或事實來支持，使員工明白哪些地方做得好，差距與缺點在哪里。既有說服力又讓員工明白主管對自己的關注。如果員工對績效評估有不滿或質疑的地方，向主管進行申辯或解釋，也需要有具體客觀的事實作基礎。這樣只有信息傳遞雙方交流的是具體準確的事實，每一方所做出的選擇對另一方才算是公平的，評估與反饋才是有效的?！ ?SPAN lang=EN-US> 2、M-motivate互動原則。面談是一種雙向的溝通，為了獲得對方的真實想法，主管應當鼓勵員工多說話，充分表達自己的觀點。因為思維習慣的定向性，主管似乎常常處于發(fā)話、下指令的角色，員工是在被動地接受；有時主管得到的信息不一定就是真實情況，下屬迫不及待的表達，主管不應打斷與壓制；對員工好的建議應充分肯定，也要承認自己有待改進的地方，一同制定雙方發(fā)展、改進的目標。 3、A-action基于工作原則?？冃Х答伱嬲勚猩婕暗降氖枪ぷ骺冃В枪ぷ鞯囊恍┦聦嵄憩F(xiàn)，員工是怎么做的，采取了哪些行動與措施，效果如何，而不應討論員工個人的性格。員工的優(yōu)點與不足都是在工作完成中體現(xiàn)出來的。性格特點本身沒有優(yōu)劣好壞之分，不應作為評估績效的依據(jù)，對于關鍵性的影響績效的性格特征需要指出來，必須是出于真誠的關注員工與發(fā)展的考慮，且不應將它作為指責的焦點。 4、R-reason分析原因原則。反饋面談需要指出員工不足之處，但不需要批評，而應立足于幫助員工改進不足之處，指出績效未達成的原因。出于人的自衛(wèi)心理，在反饋中面對批評，員工馬上會做出抵抗反應，使得面談無法深入下去。但主管如果從了解員工工作中的實際情形和困難人手，分析績效未達成的種種原因，并試圖給以輔助、建議，員工是能接受主管的意見甚至批評的，反饋面談也不會出現(xiàn)攻守相抗的困境。 5、T-trust相互信任原則。沒有信任，就沒有交流，缺乏信任的面談會使雙方都會感到緊張、煩躁，不敢放開說話，充滿冷漠、敵意。而反饋面談是主管與員工雙方的溝通過程，溝通要想順利地進行，要想達到理解和達成共識，就必須有一種彼此互相信任的氛圍。主管人員應多傾聽員工的想法與觀點，尊重對方；向員工溝通清楚原則和事實，多站在員工的角度，設身處地為員工著想，勇于當面向員工承認自己的錯誤與過失，努力贏取員工的理解與信任。 二、績效面談的兩個重要技巧 績效面談是一項管理技能，有可以遵循的技巧，掌握得好，可以幫助管理者控制面談的局面，推動面談朝積極的方向發(fā)展。這里介紹兩個技巧供參考。 1、 BEST法則 所謂BEST反饋： ① Behavior. description （描述行為） ② Express consequence（表達后果） ③ Solicit input（征求意見） ④ Talk about positive outcomes （著眼未來） 例如，某公司市場部的小周經(jīng)常在制作標書時候犯了一個錯誤，這時候，主管就可以用BEST法則對他的績效進行反饋： B：小周，8月6日，你制作的標書，報價又出現(xiàn)了錯誤，單價和總價不對應，這已經(jīng)是你第二次在這個方面出錯了。 E：你的工作失誤，使銷售員的工作非常被動，給客戶留下了很不好的印象，這可能會影響到我們的中標及后面的客戶關系。 S：小周，你怎么看待這個問題？準備采取什么措施改進？小周：我準備…… T：很好，我同意你的改進意見，希望在以后的時間里，你能做到你說的那些措施。 BEST法則又叫“剎車”原理，是指在管理者指出問題所在，并描述了問題所帶來的后果之后，在征詢員工的想法的時候，管理者就不要打斷員工了，適時地“剎車”，然后，以聆聽者的姿態(tài)，聽取員工的想法，讓員工充分發(fā)表自己的見解，發(fā)揮員工的積極性，鼓勵員工自己尋求解決辦法。最后，管理者再做點評總結即可。 2、漢堡原理（Hamburger Approach） 所謂漢堡原理（Hamburger Approach： ① 先表揚特定的成就，給予真心的鼓勵； ② 然后提出需要改進的“特定”的行為表現(xiàn)； ③ 最后以肯定和支持結束。 如：“小王，上一績效周期內，你在培訓計劃編制、培訓工作組織、培訓檔案管理……做得不錯，不但按照考核標準完成了工作，而且還做了不少創(chuàng)新，比如在XX工作中提出了XX建議，這些建議對我們公司的培訓管理起到了很大的幫助作用，值得提倡……。前面我們談的是你工作中表現(xiàn)好的方面，這些成績要繼續(xù)發(fā)揚，另外，我在你的考核中也發(fā)現(xiàn)了一些需要改進的地方，比如培訓效果評估，這個工作一直是我們公司的難點，以前做得不好，在你的工作也存在這個問題，比如很多培訓沒有做效果評估，有的培訓做了評估，但都停留在表面，這樣就容易使培訓流于形式，不利于員工素質的提升，我想聽聽你對這個問題的看法”。 “我是這么想的，培訓效果評估…?！薄班?，不錯，我同意你對這個問題的想法，那么我們把它列入你的改進計劃，好嗎？”… 漢堡原理的作用在于提醒管理者，績效面談的作用在于幫助員工改善績效，而不是抓住員工的錯誤和不足不放，因此，表揚優(yōu)點，指出不足，然后肯定和鼓勵，才是最佳的面談路線。 | |
| 來源： 時間：2014/09/12 |  |
